Gerenciamento de atividades: como otimizar projetos e atividades na sua empresa?
04/07/2018
Otimizar projetos e atividades dentro de uma empresa é ação que busca como resultados: maior organização do fluxo de trabalho, e uma redução dos custos operacionais. Mas, como fazer isso? Fique conosco até o final e verá as melhores formas.
No jargão de gestores a palavra otimizar nunca foi tão usada. Também pudera, a ideia de criar condições favoráveis para desempenhar tarefas administrativas e operacionais, é o sonho de todos que formam a cúpula da empresa. Para isso existem práticas e ferramentas bem úteis que te mostraremos nos próximos tópicos.
A criação de uma lista de atividades
É ponto comum entre os especialistas que o primeiro passo para otimizar projetos e atividades é o de criar uma lista de prioridades. Em qualquer tipo de empresa se conhece os níveis de urgência de cada tarefa.
Os prazos, por exemplo, são parâmetros mais usados para isso. Então uma lista diária de atividades irá começar pelas tarefas que já estão com prazo próximo do vencimento. Deixá-los para última hora comprometerá o desempenho da equipe, e o nome da empresa.
Existem outras formas de ilustrar a importância da lista de atividades. O caso de uma empresa de transportes que realiza entregas expressas, monta sua lista em cima de roteiros, e estes devem atender uma lógica que consiga atender todos os destinos programados para o dia. A ideia é realizar todas as entregas do dia, e veículo voltar vazio para base, o que não aconteceria sem uma lista.
Acompanhar desempenhos é essencial
Empresas que adotam sistemas de controle de qualidade já estão habituadas aos controles de desempenhos de suas atividades. Isso não quer dizer que outras organizações não possam criar seus quadros de análises. Pelo contrário, é uma das maneiras que conseguirá otimizar projetos e atividades.
Para isso, basta selecionar algumas tarefas diárias, então se usarmos novamente o exemplo da transportadora, podemos usar como indicador do desempenho “entregas dentro do prazo”. Depois é determinando variantes como “período”, “o aceitável como prazo” e outros. E ao final do ciclo terá números de desempenho bem sólidos.
A partir deles poderá ver quais equipes ou funcionário que apresentam os melhores resultados, e aqueles que estiverem abaixo, poderá pensar em ações que os aperfeiçoe. Muitas vezes verá que treinamentos serão necessários para equilibrar o trabalho de seus colaboradores.
Distribua bem os projetos e atividades
Um dos segredos para otimizar projetos e atividade é delegar. Não tem como alcançar processos ágeis se concentra responsabilidades em poucos indivíduos. É preciso que encontre dentro da equipe profissionais capazes para assimilar compromissos. E isso não é tão difícil basta avaliar pontos como:
- Iniciativa
- Interação com outros membros da equipe
- Habilidades (competências)
Essa tríade é básica para encontrar dentro de seu grupo de trabalho, profissionais que podem receber mais carga de responsabilidades. É bem verdade que muitas empresas usam a estratégia de contratar profissionais já prontos. Não há problema. Mas, a máxima que diz “a solução está dentro de casa” se aplica demais no mundo corporativo.
A tecnologia é amiga da otimização
É certo que para ter um ambiente dinâmico onde suas atividades e projetos se desenvolvam, precisará contar com ferramentas tecnológicas eficientes. E frequentemente é visto que empresas esbarram na dificuldade em dar ritmo aos seus processos administrativos. Nesse caso, buscar ajudar de um software de gestão empresarial é a solução.
No mercado o mais usado é o ERP (Enterprise Resource Plannig ou Sistema de Gestão Empresarial) que tem com base organizar e melhorar a comunicação dos setores básicos de uma empresa: comercial, financeiro, controle de estoque e fiscal.
O sistema ERP tem a vantagem de ser encontrado na versão online, ou seja, o gestor acompanhará todas as movimentações de forma remota, de onde quer que esteja. Outros benefícios dessa tecnologia é:
- Maior controle financeiro
- Monitoramento de entrada e saída das mercadorias armazenadas no estoque
- Possibilidade da emissão de notas fiscais eletrônicas
- Criação de cadastros de clientes, produtos e funcionários
- Compatível com outros softwares de gestão
Esses são apenas alguns dos recursos básicos do software ERP online, mas percebe-se o quanto ele oferecerá para otimizar projetos e atividades dentro de sua empresa.
Por fim, vimos que otimizar projetos e atividades dentro de uma empresa é ter controle sobre processos rotineiros, e que o gestor ou empreendedor não se feche a mudanças às vezes necessárias.
