Como Organizar a Agenda

Já falamos sobre Itens para Organizar seu Blog e sua Vida (quem ainda não conferiu esse post, corre lá que está muito bacana). E um dos itens citados foi a Agenda, objeto que considero fundamental quando se trata de organização; pessoal e principalmente profissional.

Não consigo mais viver sem agenda e todo inicio de ano quando ainda não consegui comprar a minha, me sinto perdida, sem rumo. A agenda – aquela velha conhecida de papel – é extremamente importante para qualquer profissional e faz a maior diferença quando se trata de organização, planejamento e produtividade. Falamos sobre esses temas aqui e aqui.

No post de hoje venho dividir com vocês algumas dicas bem pessoais e que são infalíveis para Organizar a Agenda e fazer com que ela “trabalhe” a nosso favor.

Modelo

Antes de qualquer coisa é muito importante escolher o modelo correto de agenda. Isso é muito pessoal e as vezes demora alguns dias até encontrar a agenda perfeita.

Gostou muito das que tem bastantes folhas e são divididas em 1 página por dia, dessa forma fica muito mais fácil organizar minhas tarefas – pessoais, profissionais e afins. Jamais compre uma agenda apenas porque ela tem uma capa bonitinha, mas não é nada funcional.

Como planejar a agenda

A agenda não é objeto de decoração e não deve ficar esquecida dentro da gaveta. Tenha em mente que ela será a sua melhor amiga para organizar e tornar seus dias mais produtivos. É inevitável, quem passa a usar agenda sabe a diferença positiva que ela traz para a vida profissional.

O planejamento de uma agenda é muito importante e por isso eu recomendo que você faça o seu sempre no dia anterior – jamais deixe para planejar sua agenda em cima da hora ou com muita pressa, não tenho dúvidas de que irá esquecer compromissos importantes.

Tire alguns minutos, sente em um local calmo e comece seu planejamento, verifique se anotou algo importante no bloco de notas do celular e transfira tudo para a sua agenda.

Tarefas diárias

Planejamento e lista de tarefas andam juntos, eu diria que são o casal perfeito – não existe um sem o outro. E sua lista de tarefas irá surgir no momento que você sentar para fazer seu planejamento, é o momento que você começara a definir o que precisar ser feito no dia seguinte.

Porém é muito importante prestar a atenção na quantidade de tarefas diárias, jamais anote mais do que poderá cumprir naquele dia e esteja sempre pronto para possíveis imprevistos – como um atraso, internet ruim, trânsito lento, enfim aquelas coisas chatas que podem acontecer. Sempre tenha uma sobrinha de tempo para não comprometer suas tarefas diárias.

Agenda arco-íris

Você ate já pode ter saído da escola e levar uma vida super minimalista, mas vou te contar um segredo: Canetas coloridas são muito importantes, e quando se trata de organizar sua agenda, elas são fundamentais.

Imagine uma folha de agenda, repleta de tarefas e compromissos importantes, só que tudo em azul. Fica dificil saber o que é o que, concordam?

Você não precisa ter uma caneta de cada cor, basta ter cores básicas como o azul, vermelho e preto. Quem sabe até uma umas coloridinha para enfeitar, haha!

Divida suas tarefas e prioridades por cores, não imagina como fica mais fácil de se organizar e cumprir suas metas.

Por exemplo: Caneta Vermelha – Tarefas e Compromissos Importantes / Caneta Azul – Tarefas e Compromissos que podem ser desempenhados ao longo do dia / Caneta Preta – Ligações e e-mails que precisam ser respondidos.

Crie status

Também gosto muito de criar status para a minha agenda. Fica muito mais fácil para saber se uma tarefa foi cumprida, cancelada ou transferida para o dia seguinte. Você pode até riscar uma tarefa que já foi feita, mas ao longo do dia sentirá falta de métodos para organizar as demais tarefas.

Para criar status para a sua agenda é muito simples, leva apenas 10 minutos e você fará isso apenas uma vez. Escolha símbolos que gosta e mão à obra.

Por exemplo: Tarefas check (✓) / Tarefas Canceladas (X) / Tarefas transferidas para o dia seguinte (->).

Não vire um escravo

Ter uma agenda é fundamental para ter uma vida muito mais organizada e consequentemente mais produtiva. Ela permite que você organize seus dias e até semanas. Quem usa ela diariamente dificilmente esquece uma tarefa ou compromisso importante.

Por outro lado, algumas pessoas se tornam “Escravas da Agenda”, ao ponto de não conseguirem mais viver sem ela – inclusive no momento de lazer.

Saiba que o momento de descanso é tão importante quanto o momento para trabalhar e que nesse momento é preciso se desligar, mesmo que sua folga seja curta. Esqueça dela por pelo menos algumas horas e se dê ao luxo de descansar sem ter que olhar para o relógio.

Dados pessoais | Agenda diário

A época de contar tudo sobre a sua vida pessoal anotando em uma agenda ou diário ficou para trás. Eu sei que ainda tem gente que gosta de relatar a vida através das palavras, mas aí vai um conselho de amiga: JAMAIS, escreva coisas pessoas e comprometedoras na sua agenda, ela deve servir exclusivamente para organizar sua vida pessoal e profissional, não para servir como diário.

Também evite ao máximo anotar dados pessoais como senhas de cartão de crédito, de e-mail e dados bancários. Eu sei que é tentador, mas anote esses dados apenas em locais que ficam guardados à sete chaves – infelizmente tem muita gente mal intensionada por aí.

Muito provavelmente sua agenda irá sair de casa contigo; pode ser em uma viagem à trabalho ou até nas férias, num feriado prolongado ou para ir no supermercado. Imagine se você esquece ela em algum local ou simplesmente à perde? Não queremos que nossos dados pessoais ou algum relato íntimo caia em mão erradas.

Viu como é simples usar a Agenda ao seu favor? Inclua ela na sua rotina e veja como é muito mais fácil organizar a sua vida usando agendas.

Espero que tenham gostado do post de hoje! Adoraria saber se você também usa agenda e quais são os truques para mante-la sempre organizada. Beijos!

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